23 okt Dé truc voor een opgeruimde mailbox
Ken je dat? Het probleem van de chaotische mailbox. Dat je langer bezig bent met je mail dan met de werkzaamheden waar je eigenlijk mee aan de slag wilt. Dat je door de bomen het bos niet meer ziet? De mail is een snelle en effectieve manier van communiceren, maar hoe effectief is het eigenlijk als we verdrinken in de enorme hoeveelheid mailtjes die we dagelijks binnenkrijgen?
Ik heb hier NOOIT last van, en dat is géén grap. Ook voor mij valt er nog een hoop te leren op een heleboel vlakken, maar op het gebied van een opgeruimde mailbox mag ik wel stellen dat ik het goed voor elkaar heb. Nooit heb ik last van een uitpuilende mailbox, van chaos of van mailtjes die ik vergeten ben te beantwoorden. Vrijwel nooit ben ik langer dan een half uur – wat zeg ik? een kwartier! – bezig met mijn mail, terwijl ik best wat mailtjes binnenkrijg. Mijn truc? Ik deel ‘m met je!
Het belang van een opgeruimde mailbox
Waarom is dat nou zo belangrijk, zo’n opgeruimde mailbox? Omdat het orde en rust brengt in je werkdag en omdat het je tijd oplevert! Tijd die je nuttiger en beter kunt besteden. Een rommelige, volle en chaotische mailbox kost niet alleen enorm veel tijd, maar het is vaak ook geen leuke klus om die enorme berg e-mails weg te werken. Het houdt je van je échte werk af en het lijkt nooit te stoppen. Heb je de ene mail beantwoord, dan komt de volgende alweer binnen. Als je geen opgeruimde mailbox hebt, kan dit de mailbox een enorm tijdrovende klus worden én kan het je stress opleveren. En juist daarom is het zo belangrijk om die mailbox netjes en georganiseerd te houden. Vrij van chaos en rommel, zodat het je geen stress oplevert!
Tips voor een opgeruimde mailbox
- Maak mappen aan. Door mappen aan te brengen in je mailbox, breng je automatisch al structuur aan. Je kunt voor ieder klein dingetje een map aanmaken, zowel in je zakelijke als in je privé mailbox. Zo staan er in mijn zakelijke mailbox mappen als: “Belastingdienst”, “Financiën”, en “Opdrachtgevers” en staan er in mijn privé mailbox mappen als: “Zorgverzekering”, “Bestellingen”, “Wolff” (da’s mijn zoontje) en “ING” (mijn bank). Zo is er voor ieder mailtje wel een plek. En is die plek er nog niet? Dan maak ik een nieuwe map aan. Zo bewaar je je mailtjes wel, maar zijn ze wel uit het zicht en veroorzaken ze geen chaos.
- Een mail verwerkt? Weg ermee. Heb je een mail beantwoord en hoef je er verder niets meer mee? Heb je de informatie uit die mail in de toekomst niet meer nodig? Gooi de mail dan weg. Heb je de informatie uit de mail misschien nog wel nodig in de toekomst, maar hoef je er voorlopig niets mee? Plaats de e-mail dan in een van je mappen (zie tip 1).
- Leeg je prullenbak eens per half jaar. Dit heeft twee voordelen: als je je prullenbak eens per half jaar leegt, voorkom je dat je prullenbak uiteindelijk zo volloopt dat je mailbox letterlijk vol zit en je geen mailtjes meer kunt ontvangen. Een ander voordeel is dat mailtjes die in je prullenbak staan, daar niet voor niets staan. Ze kunnen weg, want je hebt ze niet meer nodig. Maar stél nou dat je een mail weggegooid hebt die je tóch nog nodig hebt, dan kan je ‘m binnen een half jaar altijd nog terugvinden. Het is een soort tijdelijke back-up map waar je geen last van hebt.
- Werk met vlaggetjes. Kan je een mail niet direct beantwoorden, bijvoorbeeld omdat je nog iets moet opzoeken, maar moet je wel op korte termijn iets met die e-mail? Markeer de mail dan met een vlaggetje, zodat je iedere keer als je je mailbox opent, herinnerd wordt aan die e-mail.
- Maximaal 10 berichten in je inbox. KAN DAT? Ja, écht. Dat kan. Als je de bovenstaande tips netjes opvolgt, hoef je niet meer dan 10 berichten in je inbox te hebben. In mijn mailbox staan vaak maximaal 5 berichten. De rest van de berichten is óf weggegooid, óf is in één van de mappen geplaatst. Als ik mijn mailbox open is er overzicht en zie ik meteen met welke e-mails ik nog iets moet. Ik hoef dus ook nooit naar e-mails te zoeken, want ik weet precies waar alles staat.
Met deze tips moet het je lukken om je mailbox opgeruimd te houden! Wil je meer tips! Stuur me dan een bericht. Wellicht kan ik je verder helpen!