07 aug Hallo monsterplanning!
Daar was ik weer. Gebruind door de zon, een buik vol camembert en stokbrood en helemaal uitgerust. De vakantie in Frankrijk heeft me goed gedaan. Het is altijd lekker om even offline te zijn, want ik voel me na zo’n periode altijd helemaal opgeladen en ready to go. En daar wordt je werk alleen maar beter van.
En over werk gesproken – het is weer tijd om te bloggen. Een tijd geleden kreeg ik de vraag of ik eens iets meer wilde delen over het maken van een goede planning. Mijn werkdagen zijn namelijk niets waard zonder een goede planning en er zijn een aantal dingen die me helpen om mijn tijd zo goed mogelijk in te plannen en me goed aan mijn planning te houden. Dus als jij ook productiever en efficiënter wil werken, dan gaan deze tips je ongetwijfeld verder helpen!
- Koop een werkplanner. En dan bedoel ik niet een doodgewone agenda, maar echt een werkplanner, waarin je per half uur kunt inplannen wat je gaat doen. Ik gebruik zelf de Passion Planner. Hoewel ik er super tevreden over ben, ga ik volgend jaar overstappen op een Nederlandse variant (die zijn er genoeg: de Succesplanner of de Structuurjunctie Planner), want op de Passion Planner ga je bijna failliet én waarom zou ik gebruik maken van een buitenlands product als er in Nederland een net zo goede variant te koop is? Een planner dus. Hierin plan ik per dag in wat ik ga doen. Dit is waar ik altijd mijn dag mee start. Zo heb ik helder wát ik precies moet doen, hoeveel tijd ik daaraan wil besteden en heb ik een stok achter de deur: aan het einde van de dag moeten mijn ingeplande werkzaamheden gedaan zijn.
- Houd in je planning rekening met onverwachtse dingen. Daar heb ik me een paar keer lelijk in vergist. Dan maak je zo’n súper strakke planning waarbij iedere minuut van je dag volgepropt staat met werk, en dan word je kind ziek, word je zelf ziek, staat je hond voor de zeventiende keer het hele huis onder te kotsen en sta je uiteindelijk de hele dag de woonkamer te dweilen (gebeurt hier heel regelmatig), heb je gewoon geen concentratie, stroomt je mailbox onverwachts vol met PRIO!!! PRIO!!!! PRIO!!!!!!!!!-mailtjes of mailt één van je favoriete opdrachtgevers of je even snel iets tussendoor kunt doen – iets wat je eigenlijk het liefste wél doet, maar wat vervolgens niet meer in je planning past. Heb je een werkdag van 8 uur? Plan dan maximaal 6 uur vol, zodat je twee uur “overhoudt”. Geloof me: die twee uren vullen zich vanzelf.
- Plan vooruit. Zeker bij grote opdrachten is dit belangrijk. Heb je een opdracht waar je weken of zelfs maanden aan blijft werken? Plan dit dan vooruit in je werkplanner. Bereken hoeveel uur je per dag kwijt gaat zijn aan die specifieke opdracht tot het moment waarop de deadline gepland staat. Zo kan je ook veel beter inschatten hoeveel extra werk je nog naast deze opdracht kunt doen en zo kan je, hoe lastig ook, ‘nee’ zeggen tegen opdrachten die simpelweg niet in je planning passen.
- Plan ‘beloningen’ in. Geen mens werkt 8 uur achter elkaar zonder te pauzeren. Sommige mensen redden het met alleen een lunchpauze, maar ik ben niet voor niets voor mezelf gaan werken. Ik heb namelijk veel meer pauzemomentjes nodig en als freelancer kan je zoveel pauze nemen als je wilt. Mijn planningen gaan zo ver dat ik niet alleen mijn wandeling met mijn honden inplan, maar dat ik ook iedere koffiebreak inplan (en dat zijn er dus een heleboel). Gun jezelf dat momentje pauze als je daar behoefte aan hebt, want dan kan je daarna weer veel geconcentreerder aan de slag.
- Check je mail op twee vaste momenten per dag. Veel mensen bewaren hun mail voor de ochtend en sommige mensen bewaren hun mail zelfs voor één dag in de week. Het grote, grote, GROTE nadeel hiervan is, dat je mailbox een onoverzichtelijke beerput wordt van ellende. Want waar moet je beginnen? Ik check mijn mail twee keer per dag en werk dan structureel álles weg. Dat heeft een heleboel voordelen:
- Ik reageer altijd snel op mailtjes en ben daarin betrouwbaar voor mijn klanten;
- Ik zie nooit mailtjes over het hoofd;
- Ik ben altijd relatief kort bezig met het wegwerken van mijn mail, omdat er geen berg onbeantwoorde e-mails ontstaat;
- Mijn mailbox is altijd, maar dan ook A L T I J D opgeruimd. Ik heb dus nooit stress over een chaotische en onoverzichtelijke mailbox.
- Hanteer een vaste volgorde in je werkdagen. Structuur in je werkdagen zorgt ervoor dat je sneller werkt. Je hoeft namelijk niet bij iedere handeling na te denken. Mijn werkdagen hebben een vast ritme. Dat ziet er ongeveer zo uit:
08.30 – 08.45: planning maken voor de dag
08.45 – 09.15: mail wegwerken
09.00 – 10.00: wandelen met de honden
10.00 – 10.15: KOFFIE!!!
10.15 – 11.00: ingeplande werkzaamheden uitvoeren
11.00 – 11.10: MEER KOFFIE!!!
11.10 – 12.30: ingeplande werkzaamheden uitvoeren
12.30 – 13.00: lunch met een filmpje/serie
13.00 – 14.30: ingeplande werkzaamheden uitvoeren
14.30 – 14.45: IS ER MEER KOFFIE? YES PLZ!
14.45 – 16.00: ingeplande werkzaamheden uitvoeren
16.00 – 16.15: GEEN ZIN MEER IN KOFFIE, DOE MAAR EEN SAPPIE
16.15 – 17.15: ingeplande werkzaamheden uitvoeren
17.15 – 17.30: mail wegwerken
… en zo werk ik dus productief, efficiënt, snel en vooral prettig. En de moraal van dit verhaal is dus: dat kan jij ook!